Kan AI automatisera hela arbetet med innehåll?

För ett mindre företag kan innehållsarbetet bestå av många små uppgifter som konkurrerar om samma tid. En produktsida behöver uppdateras, ett nyhetsbrev ska skrivas och kundtjänstens vanligaste frågor borde bli en tydlig guide. AI kan hjälpa till med flera av momenten. Men nyttan beror på hur uppgifterna avgränsas och vilket underlag som finns.

Börja därför med att beskriva arbetet innan ni väljer vad som ska automatiseras. Vem vet vilka frågor kunderna ställer? Var finns de aktuella produktuppgifterna? Vem avgör om ett påstående är korrekt? När de delarna är tydliga blir det lättare att ge AI en användbar uppgift och bedöma resultatet.

Utkast och nya format är bra uppgifter att börja med

AI kan sortera godkänt material, föreslå en disposition och skriva ett första utkast utifrån en bestämd fråga. Den kan också föreslå rubriker eller anpassa omfattningen till ett visst format. Det kan minska tiden som går åt till att komma i gång och ge redaktören något konkret att arbeta vidare med.

Tänk er ett företag som säljer ett bokningssystem och har en granskad guide till hur kunderna ställer in det. Företaget skulle kunna använda AI för att göra ett välkomstmejl, korta tips för sociala medier och ett utkast till en sida med vanliga frågor och svar utifrån guiden. Det är ett tänkbart exempel på återanvändning, inte ett uppmätt kundresultat.

Varje version behöver fortfarande bedömas för sitt sammanhang. Ett kort tips kan tappa ett viktigt villkor när texten kortas. Ett välkomstmejl kan behöva en annan ordning än guiden för att bli begripligt. Spara också kopplingen till ursprungskällan, så att ni vet vilka texter som kan behöva ändras när produkten uppdateras.

Kontrollera påståendena även när språket känns säkert

En välskriven mening kan vara fel. Ett utkast kan exempelvis ange att automatiska påminnelser ingår i grundabonnemanget, trots att funktionen bara finns i ett dyrare abonnemang. Texten kan låta helt rimlig för den som inte känner till skillnaden. För kunden kan felet däremot påverka valet av tjänst.

Faktagranskningen behöver därför utgå från aktuella underlag. Finns funktionen? För vem är den tillgänglig? Krävs en särskild inställning eller ett annat avtal? Om svaret saknas ska uppgiften kontrolleras, förtydligas eller tas bort. Behandla inte en säker formulering som ett tecken på att en källa finns.

MindVerve rekommenderar att någon har ett tydligt ansvar för godkännandet före publicering, särskilt när arbetssättet är nytt. Personen behöver tillgång till källorna och möjlighet att reda ut frågor. Därefter återstår den redaktionella bedömningen: svarar texten på läsarens fråga, hänger resonemanget ihop och är begreppen begripliga?

Mät all arbetstid, inte bara tiden till första utkastet

Det finns forskning som visar att AI kan underlätta vissa skrivuppgifter. I en förregistrerad studie av Shakked Noy och Whitney Zhang deltog 453 högskoleutbildade yrkesverksamma. Studien publicerades i Science 2023. Med AI-stöd minskade den genomsnittliga tidsåtgången med 40 procent och den bedömda kvaliteten ökade med 18 procent.

Resultaten gäller de yrkesrelaterade skrivuppgifter på mellannivå som undersöktes. De visar inte att en företagsblogg kan sköta sig själv eller att AI automatiskt förbättrar placeringar i sökresultat och försäljning. För ett enskilt företag behöver nyttan prövas i det faktiska arbetet, med de källor och kvalitetskrav som gäller där.

Räkna därför in förberedelser, utkast, granskning och rättningar. Om någon behöver lägga mycket tid på att leta upp belägg i efterhand kan en stor del av vinsten försvinna. Det är också värdefullt att notera vilka fel som återkommer. Då blir det lättare att förbättra underlaget eller avgränsa nästa uppgift.

Läsarens nytta behöver styra vad som publiceras

Google beskriver generativ AI som användbar för bland annat research och struktur. Samtidigt kan storskalig produktion av innehåll utan mervärde bryta mot företagets spamregler. Det innebär inget generellt förbud mot AI-innehåll och ger heller inga löften om bra placeringar. Noggrannhet, kvalitet och relevans är centrala i vägledningen.

För ett mindre företag är en praktisk utgångspunkt att varje text ska fylla ett tydligt behov. Kan läsaren genomföra en uppgift, förstå ett villkor eller göra ett mer informerat val efteråt? Om flera planerade sidor ger nästan samma allmänna svar kan det vara bättre att förbättra en befintlig sida.

Det här påverkar även hur ni ger uppdrag till AI. Beskriv vilken fråga som ska besvaras och vilken information som måste finnas med. En uppmaning att skriva många artiklar om ett brett ämne ger svagare förutsättningar för att bedöma om varje text faktiskt behövs.

Bygg ett arbetsflöde med tydliga beslut

Ett litet team behöver inte börja med ett avancerat system. Välj först en konkret kundfråga och bestäm vem texten är till för. Samla sedan de källor som behövs och markera osäkra uppgifter. Låt AI skapa ett utkast utifrån materialet, med tydliga instruktioner om syfte, format och avgränsning.

Granska därefter både fakta och läsbarhet. Kontrollera att viktiga förbehåll finns kvar och att rubrikerna stämmer med innehållet. Publicera efter godkännande och bestäm vem som ansvarar för kommande uppdateringar.

Om ni arbetar på flera språk bör varje artikel utvecklas direkt från de gemensamma fakta som är relevanta för målgruppen. Den svenska texten behöver en naturlig svensk disposition, begripliga rubriker och formuleringar som fungerar på svenska. Att översätta en annan språkversion ord för ord ersätter inte en egen redaktionell genomgång.

Låt ett begränsat försök avgöra nästa steg

Välj några återkommande texter med bra underlag för ett första försök. Jämför med liknande innehåll som ni har tagit fram med ert tidigare arbetssätt. Registrera tiden per moment och antalet sakfel som behöver rättas. Då får ni ett bättre beslutsunderlag än om ni enbart räknar hur många utkast AI producerar.

Komplettera med mått som passar verksamhetens mål. Det kan handla om relevanta förfrågningar, färre missförstånd om erbjudandet eller tydligare svar på återkommande kundfrågor. Följ utvecklingen under en rimlig period och var försiktiga med att tillskriva AI varje förändring. Ämnesval, räckvidd och tidpunkt kan också påverka utfallet.

Utöka sedan automatiseringen där försöket visar en tydlig nytta. Kanske blir det enklare att återanvända granskade guider medan nya ämnen fortfarande kräver omfattande förarbete. Det är ett användbart resultat. Ni får en mer konkret bild av var AI sparar arbete och var teamets uppmärksamhet fortfarande behövs.